Статья Савченко И.А. о том, как правильно построить и написать письмо родителям ученика вашего класса.
Реквизиты письма
Желательно писать письмо на бланке школы (если, конечно, это возможно). В письме должны быть указаны: - дата отправки, - обратный адрес и/или телефон, по которому родитель мог бы связаться с вами - приветствие, - ваши полные фамилия, имя и отчество (в качестве подписи после текста).
Языковой стандарт письма
Типовой текст может строиться на основе не только стандартных фраз, но и стандартных предложений: В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию. Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по ………... Фразы-клише могут представлять собой
1. мотивацию речевого действия В соответствии с заключенным договором …. В соответствии с предварительной договоренностью …. В связи с поступившим заявлением ….. В связи с изменениями в режиме работы школы …. В связи с проведением плановых мероприятий (экскурсии, поездки и т.д.)….
2. устойчивую речевую формулу ввода информации С удовольствием сообщаю Вам ... Просим принять решение о... Просим принять приглашение на...
3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п. Уважаемые родители! С уважением ….
Речевая ситуация и стандартные средства языка
В
приведенных ниже примерах выделены основные факторы речевой ситуации,
среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку
ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа успеха в
общении, она подается через глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью: (а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата; (б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие; (в) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Так,
цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде
формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого
действия.
В связи с изменением цен на услуги охранного
предприятия просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты
за январь 2006 года.
При этом мотивация должна быть достаточной, а речевое действие должно быть представлено в убедительной и вежливой форме.
Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее... С удовольствием сообщаем Вам... Требуем незамедлительно погасить задолженность...
Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, достигается с помощью формулы, непосредственно вводящей сообщение.
Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор слов
Позвольте сообщить Вам... Мы с удовольствием сообщаем Вам... Примите к сведению... Доводим до Вашего сведения...
Приведенные
выше стандартные выражения примерно однородны, однако тональность их
ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное
отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным
статусом, во втором - официальность, административное давление.
Инициативные письма требуют ответа. Причем отвечать
нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок.
Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.
Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:
Отвечаем на Ваш запрос о времени работы логопеда в нашей школе... Позвольте предложить Вам... Прошу Вас переслать ...
Причем
в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного
письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или
отклонение предложения, составляется по схеме:
1. повторение просьбы; 2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; 3. констатация отказа или отклонения предложения.
Например, На
Вашу просьбу о дополнительных занятиях по математике с Вашим сыном
сообщаю, что в настоящее время с ним проводятся занятия психолога.
Специалист не рекомендует создавать дополнительную нагрузку ребенку до
окончания своих занятий. Поэтому дополнительные занятия по математике
пока организованы не будут.
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
С нетерпением ждем Вашего письма. Просим ответить по возможности скорее. Просим ответить в двухнедельный срок. Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
Композиция деловых писем
Каждое
деловое письмо может содержать один или несколько аспектов -
содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма
делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта
содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца.
Композиция, или структура, текста официального письма - это
последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в
качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с
однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями.
Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:
1. Просим... 2. Также просим... 3. А также просим...
1. Сообщаем... 2. Одновременно сообщаем...
Выделение
каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому,
что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Структура
аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как
состоящая из двух частей: первая часть содержит информацию о реальных,
имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса);
вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при
помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:
1. обоснование актуальности запроса; 2. содержание запроса; 3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; 4. формулирование гарантии
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
Во-первых... Прежде всего... Во-вторых... Затем... В-третьих... В заключение... Переходя к следующему вопросу... Что касается вопроса о... Учитывая все вышесказанное... Исходя из вышесказанного... В связи с необходимостью вернуться к вопросу о... Подводя итоги, необходимо подчеркнуть... В заключение выражаем надежду на... В заключение хотим напомнить Вам о...
Использование языковых формул и характеристика писем
Почему
мы используем выражение "составление письма", а не "написание письма",
если речь идет о регламентированных, стандартных письмах? Стандарт, как
мы уже говорили, обеспечивает высокую степень точности отражения
регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых формул-заготовок,
которые можно "составить", т.е. расположить в строго определенной
последовательности, создается текст делового письма.
Первой частью любого, письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
По причине задержки оплаты... В связи с неполучением ... Вследствие изменения цен на ... Учитывая, что показатели успеваемости снизились на... Учитывая значимость изучаемой темы ...
При ссылках
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... В ответ на Ваше письмо (запрос)... В соответствии с нашей договоренностью... На основании нашего телефонного разговора... На основании устной договоренности... Согласно постановлению правительства... Согласно Вашей просьбе...
Указание на цель
В целях скорейшего решения вопроса... В целях выполнения распоряжения... Для согласования спорных вопросов... Для согласования вопросов участия... Для решения спорных вопросов... Во избежание конфликтных ситуаций... С целью ознакомления с... высылаем Вам...
Приведенные
выше стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную
глаголом. Причем глагол не только обозначает действие, но и является
действием, с помощью которого автор письма реализует свои цели и
намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и,
следовательно, текста письма в целом. Это особое речевое действие,
носящее официальный декларативный характер. Вот почему так важно
отправить информацию в письменной форме (приглашение, например), даже
если она передана в устной форме.
Самым
употребительным и многофункциональным является глагол "просить". Он
включается в тексты деловых писем почти всех тематических групп:
письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения,
письма-требования, запросы, напоминания и т.д. Это объясняется
этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами
делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие,
выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа:
Прошу оплатить услуги... Прошу принять наше приглашение... Просим немедленно погасить задолженность за ... Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
